En la mayoría de las empresas muy pequeñas ni siquiera han oído hablar ni menos plantearse la cuestión de los ratios. Es una pena porque es un concepto muy sencillo y aportan un control de la posibilidad de cumplir el objetivo y los esfuerzos necesarios que se deben hacer para conseguirlo (igual es que tampoco se han marcado objetivos).
¿A qué llamamos ratios de cierre?: a la efectividad que tienen las diferentes acciones para cerrar una venta. Veamos ejemplos:
– Si de cada 20 llamadas a clientes nuevos se produce una venta, el ratio de efectividad de las llamadas es del 5% (1/20=5/100).
– Si de cada 10 visitas a clientes se produce una venta, el ratio de efectividad de las visitas es del 10% (1/10=10/100).
Así podríamos controlar todos los cocientes de efectividad que nuestro trabajo lleva. Y, conociendo los ratios de efectividad y el tiempo necesario para hacer las acciones sería fácil saber el personal necesario y el esfuerzo en llamadas/visitas que debería hacer cada uno.
Supongamos que nuestra empresa ya tiene los datos siguientes:
– Una empresa tiene 2 vendedores haciendo 40 llamadas diarias cada uno y produciendo, de promedio, una visita por cada 8 llamadas
– Y tiene 2 vendedores visitando a los clientes y cerrando, de promedio, una cuenta nueva por cada 5 visitas
Con estos datos la empresa cierra de promedio 2 clientes nuevos cada día. Sabiendo lo que queremos vender y el importe de cada venta ya podremos controlar si vamos a cumplir el objetivo, incluso la posibilidad de conseguir un objetivo mayor. Y si se diera el caso de que uno de los vendedores de prospección empezara a generar un ratio peor de llamadas tendríamos base científica para actuar. ¿A que suena bien?
Los controles mínimos que toda empresa debería llevar serían los siguientes:
• Nº de llamadas necesarias para generar un contacto
• Tiempo necesario para cada llamada/visita
• Nº de contactos necesarios para generar una venta (Efectividad)
• Tiempo diario dedicado a generar nuevas cuentas
• Ventas diarias/semanales/mensuales necesarias para cumplir la cuota
Que sean los números y no la intuición o el dejarse llevar los que nos indiquen la cantidad de actividad necesaria para conseguir el objetivo.
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