Ratios de cierre en las empresas más pequeñasEn la mayoría de las empresas muy pequeñas ni siquiera han oído hablar ni menos plantearse la cuestión de los ratios. Es una pena porque es un concepto muy sencillo y aportan un control de la posibilidad de cumplir el objetivo y los esfuerzos necesarios que se deben hacer para conseguirlo (igual es que tampoco se han marcado objetivos).

¿A qué llamamos ratios de cierre?: a la efectividad que tienen las diferentes acciones para cerrar una venta. Veamos ejemplos:
– Si de cada 20 llamadas a clientes nuevos se produce una venta, el ratio de efectividad de las llamadas es del 5% (1/20=5/100).
– Si de cada 10 visitas a clientes se produce una venta, el ratio de efectividad de las visitas es del 10% (1/10=10/100).
Así podríamos controlar todos los cocientes de efectividad que nuestro trabajo lleva. Y, conociendo los ratios de efectividad y el tiempo necesario para hacer las acciones sería fácil saber el personal necesario y el esfuerzo en llamadas/visitas que debería hacer cada uno.

Supongamos que nuestra empresa ya tiene los datos siguientes:
– Una empresa tiene 2 vendedores haciendo 40 llamadas diarias cada uno y produciendo, de promedio, una visita por cada 8 llamadas
– Y tiene 2 vendedores visitando a los clientes y cerrando, de promedio, una cuenta nueva por cada 5 visitas
Con estos datos la empresa cierra de promedio 2 clientes nuevos cada día. Sabiendo lo que queremos vender y el importe de cada venta ya podremos controlar si vamos a cumplir el objetivo, incluso la posibilidad de conseguir un objetivo mayor. Y si se diera el caso de que uno de los vendedores de prospección empezara a generar un ratio peor de llamadas tendríamos base científica para actuar. ¿A que suena bien?
Los controles mínimos que toda empresa debería llevar serían los siguientes:
• Nº de llamadas necesarias para generar un contacto
• Tiempo necesario para cada llamada/visita
• Nº de contactos necesarios para generar una venta (Efectividad)
• Tiempo diario dedicado a generar nuevas cuentas
• Ventas diarias/semanales/mensuales necesarias para cumplir la cuota

Que sean los números y no la intuición o el dejarse llevar los que nos indiquen la cantidad de actividad necesaria para conseguir el objetivo.